Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube y aplicaciones de ofimática ‘online’, es uno de los servicios de este tipo más utilizados, por no decir el que más. La cantidad de opciones que ofrece es mucho más que interesante y en ámbitos laborales o académicos se ha vuelto casi un imprescindible, sobre todo porque es una herramienta gratuita. Si acabas de empezar a utilizar esta plataforma o quieres saber cómo exprimirle todo el jugo, aquí van 10 trucos para sacarle el máximo partido a Google Drive tanto en la computadora como en tu celular. Con estos trucos, podrás aprender a comunicarte con otros en ámbitos cooperativo, a usar funciones un poco más ocultas o a conocer métodos de uso que te ayudarán a ser más rápido o productivo.
CONTROLA QUIÉN PUEDE EDITAR Y LEER UN DOCUMENTO: Un aspecto que caracteriza a cualquier documento de Google Drive es que puede ser cooperativo, es decir, que más de una persona tenga acceso a dicho documento y lo pueda leer, comentar o editar. Con el documento abierto, pulsa en el botón azul ‘Compartir’, situado en la parte superior derecha. Ahí podrás seleccionar qué permisos tiene una persona que conozca el ‘link’ al documento e invitar a gente a que se una a él. Por defecto, cualquiera con el enlace podrá editar el documento, pero se puede seleccionar que solo se permita comentar o leer.
USA EL CHAT Y DEJA COMENTARIOS EN LOS DOCUMENTOS COLABORATIVOS: Como los documentos colaborativos son uno de los mayores atractivos de Google Drive, algo que se debe controlar es la herramienta del chat y las opciones para dejar comentarios en puntos concretos del texto. Cuando varias personas están en el documento, arriba a la derecha de la pantalla se muestra un icono con forma de bocadillo de diálogo: es el botón de acceso al chat. Para dejar comentarios, tan solo hay seleccionar o destacar la parte del texto que se quiera comentar y en la parte derecha de la hoja del documento, en la misma horizontal que lo destacado, sale un botón acompañado del texto ‘Añadir un comentario’. Para acceder a los comentarios, basta con pulsar en el letrero del mismo nombre situado en la parte superior derecha de la pantalla.
SUBE ARCHIVOS CON SOLO ARRASTRARLOS A LA CARPETA: Además de mediante la forma tradicional de menús internos dentro de Google Drive, hay una manera para subir los archivos que tengas en la computadora hasta tu unidad. Basta con tener abierta la carpeta de tu unidad en la que los quieras almacenar, seleccionar los archivos en su origen y arrastrarlos al destino con el ratón.
CONVIERTE UN PDF EN DOCUMENTO DE TEXTO: Convertir PDFs en documentos de Word es una de las cosas más útiles para todo aquel que utiliza documentos de ofimática con regularidad. Si tienes un PDF en Google Drive y quieres pasarlo a archivo de texto, búscalo en tu unidad y pulsa en él con el botón derecho para ir a Abrir con > Documentos de Google. El nuevo documento se guarda en tu Drive como un documento de texto compatible con Drive y con el Word normal.
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