Una Intranet Social es una plataforma social interna que utiliza tecnologías como noticias automatizadas, wikis, chats o blogs para crear oportunidades de participación entre los empleados. Estas herramientas se han denominado de diferentes formas, incluyendo medios sociales empresariales, Empresa 2.0 e intranet social. Lo que todas estas denominaciones tienen en común es que describen un conjunto de herramientas que ayudan a los empleados a crear perfiles en línea, seguir las actualizaciones de otros empleados, recibir información relevante a través de fuentes de noticias o boletines curados, y colaborar en la creación de conocimiento.
Aunque las tecnologías de redes sociales han estado presentes durante mucho tiempo dentro del ámbito corporativo, la mayoría de las herramientas de medios sociales se utilizan principalmente para interacciones externas. Plataformas de terceros como Facebook, Twitter, YouTube e Instagram son ampliamente utilizadas como parte de las herramientas de relaciones públicas externas. Además de las herramientas de medios sociales externos, se utilizan otros mecanismos de comunicación dentro de las organizaciones como la intranet para transmitir noticias, información orientada a tareas o información informal entre los empleados.
Un club social exclusivo
Las intranets sociales están diseñadas para agregar canales de comunicación adicionales y replicar algunas de las características de creación y compartición de conocimiento que han hecho populares a las herramientas de medios sociales externos. Estas intranets sociales permiten la creación de hilos de discusión sobre temas específicos que pueden ser observados en toda la organización. Los empleados pueden participar en discusiones sobre temas en los que tienen experiencia y otros empleados pueden escuchar pasivamente estas discusiones para absorber información útil para su propio entorno laboral. Las conexiones que los empleados crean en la intranet social se pueden interpretar como redes de conocimiento articulado: los empleados con intereses similares se conectan entre sí y comparten conocimiento a través de estas redes.
Es importante destacar que gran parte del conocimiento comunitario no sería accesible si se compartiera solo a través de estructuras de comunicación organizacional predefinidas y jerárquicas, como memorandos internos o listas de correo electrónico con acceso limitado o determinado por individuos que podrían no saber qué otros empleados deberían tener acceso a la información. En cambio, como resultado de las conversaciones «públicamente» disponibles, las interacciones en las plataformas de redes sociales generan intercambios en línea y generación de conocimiento en comunidades y grupos de interés. Esto potencialmente contribuye a la exposición del conocimiento que de otro modo estaría oculto en documentos de texto, unidades de red compartidas o hilos de correo electrónico.
Las intranets sociales combinan una variedad de funcionalidades de redes sociales que ya se utilizan en Internet. Algunos de los componentes comunes de estas plataformas de redes sociales empresariales integradas incluyen etiquetado social, compartición de documentos, edición y adición de texto en wikis, blogs, conexiones y mensajería. Estas herramientas permiten a los empleados interactuar y compartir conocimientos, incluso si no están físicamente ubicados en el mismo lugar de trabajo.
Aquí hay algunas funcionalidades clave que se encuentran en las intranets sociales:
- Perfiles de usuario: Cada empleado tiene un perfil en la intranet social donde pueden compartir información sobre sí mismos, como habilidades, experiencia, proyectos en los que están trabajando, intereses, etc. Esto ayuda a los empleados a conocerse mejor y facilita la búsqueda de expertos en áreas específicas dentro de la organización.
- Flujos de noticias y actualizaciones: La intranet social proporciona un flujo de noticias personalizado que muestra las actualizaciones y actividades relevantes de los empleados y grupos a los que están suscritos. Esto incluye publicaciones, comentarios, eventos, archivos compartidos y otros tipos de contenido.
- Grupos y comunidades: Los empleados pueden unirse a grupos y comunidades en la intranet social basados en intereses, proyectos o departamentos. Estos grupos facilitan la colaboración y la comunicación entre los miembros, permitiendo compartir conocimientos, discutir ideas y trabajar juntos en proyectos específicos.
- Mensajería y chat: Las intranets sociales suelen tener funciones de mensajería instantánea y chat integradas que permiten a los empleados comunicarse de forma rápida y directa. Esto facilita la colaboración en tiempo real, la resolución de problemas y la toma de decisiones.
- Compartición de documentos y colaboración: Las intranets sociales ofrecen la posibilidad de compartir documentos, archivos y recursos de forma centralizada. Los empleados pueden colaborar en la edición, revisión y creación de contenido de manera simultánea o en momentos diferentes. Esto mejora la gestión del conocimiento y evita la duplicación de esfuerzos.
- Etiquetado y búsqueda: Las intranets sociales suelen utilizar etiquetas y palabras clave para organizar y clasificar el contenido compartido. Esto facilita la búsqueda de información relevante y permite a los empleados encontrar rápidamente recursos y conocimientos específicos.
- Integración con otras herramientas: Las intranets sociales pueden integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados en la organización, como sistemas de gestión de proyectos, calendarios, directorios de empleados, entre otros. Esto proporciona una experiencia de usuario más fluida y centralizada.
En resumen, las intranets sociales mejoran la colaboración y la gestión del conocimiento en las organizaciones al facilitar la comunicación, la compartición de información y la interacción entre los empleados. Estas plataformas fomentan la creación de redes de conocimiento, la colaboración en proyectos y la búsqueda eficiente de expertos dentro de la organización.
